7 tips voor waardevolle kwaliteitsdoelstellingen

In de wereld van kwaliteit is het belangrijk dat je continu aantoonbaar verbetert. In onze blog PDCA-cyclus in de zorg heb je alles kunnen lezen over de verbetercyclus. In dit blog laat ik je het nut van waardevolle kwaliteitsdoelstellingen zien. Kwaliteitsdoelstellingen worden ook wel Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) of Proces Prestatie Indicatoren (PPI’s) genoemd.

Wat zijn kwaliteitsdoelstellingen?

Kwaliteitsdoelstellingen zijn doelstellingen die je stelt met het oog op kwaliteitsverbetering. Je kunt daarbij denken aan de kwaliteit van te leveren zorg, van een bepaalde dienstverlening of van een bepaald product. In dit blog staat kwaliteitsverbetering van te leveren zorg centraal.

Maar hoe kom je tot deze kwaliteitsdoelstellingen? Er zijn verschillende verbeterinstrumenten die je kunnen laten inzien waar in een bepaald zorgproces verbetering nodig is. Bijvoorbeeld de uitkomst van het klanttevredenheidsonderzoek of naar aanleiding van een risico-inventarisatie van het zorgproces. Je kunt kwaliteitsdoelstellingen formuleren op cliënt-, proces- en organisatieniveau. Daarnaast heb je doelstellingen voor de korte termijn en voor de lange termijn. Deze laatste zijn natuurlijk mooi om op te nemen in het meerjarenbeleid. In dit blog ga ik uit van doelstellingen voor de korte termijn.

7 tips voor waardevolle kwaliteitsdoelstellingen

Zoals gezegd komt de input voor waardevolle kwaliteitsdoelstellingen uit de jaarlijkse verbeterinstrumenten, zoals de context- en stakeholdersanalyse, het klanttevredenheidsonderzoek en de risico-inventarisatie. Doelstellingen komen niet zomaar uit de lucht vallen, je zult ze zelf moeten formuleren. Wanneer je doelstellingen overneemt van een andere organisatie, loop je het risico dat ze niet veel effect hebben op jouw eigen organisatie.

Waardevolle kwaliteitsdoelstellingen hebben na het behalen hiervan een duidelijk en zichtbaar effect op de kwaliteit van de geleverde zorg. Als je doelstelling niet waardevol is, moet je goed nagaan of je deze doelstelling wel moet stellen. Het kost je dan alleen maar tijd en het levert weinig tot niets op.

Tip 1: Blik terug

Wanneer je een risico-inventarisatie maakt over bestaande zorgprocessen kijk je in feite terug op de afgelopen periode. Je gaat na wat er goed ging en wat er minder goed ging. De onderdelen waarbij het minder goed ging en/of gaat, kun je door middel van een risicoclassificatie onderverdelen in ‘ernst’. Op deze manier wordt het inzichtelijk wat de grootste risico’s zijn binnen een bepaald zorgproces. Deze risico’s zijn input voor je kwaliteitsdoelstellingen. Je wilt deze risico’s immers verkleinen en ervoor zorgen dat het geen risico’s meer zijn.

In onze blog Stappenplan: Risico analyse maken voor de zorg lees je alles over de risico-inventarisatie.

Uit de risico-inventarisatie van het proces ‘Uitvoering en planning van zorg’ blijkt bijvoorbeeld het volgende: in het handboek (de theorie) staat beschreven dat iedere cliënt maximaal drie verschillende zorgverleners heeft. In de praktijk blijkt dat deze afspraak niet gehaald wordt. De meeste cliënten hebben vier tot vijf verschillende zorgverleners. In de vakantieperiode zijn dit er nog meer. Naast het feit dat dit inzichtelijk is gemaakt in de risico-inventarisatie is dit knelpunt ook naar voren gekomen in de uitkomsten van het klanttevredenheidsonderzoek.

Tip 2: Formuleer je kwaliteitsdoelstellingen SMART

Wanneer je een kwaliteitsdoelstelling waardevol wilt maken, moet je deze SMART formuleren: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

We krijgen regelmatig de vraag: ‘Maar waarom moet het altijd SMART geformuleerd worden?’ Dat is heel eenvoudig uit te leggen. Wanneer je de doelstelling niet SMART formuleert, kan het zijn dat deze niet tijdsgebonden en meetbaar is. Het is belangrijk dat er een exacte termijn en aantal/percentage aan verbonden is. Een voorbeeld van een dergelijke doelstelling is ‘de cliënten met langdurige zorg mogen niet te veel verschillende zorgverleners ontvangen voor de uitvoering van zorg’.

De term ‘niet te veel’ is niet concreet. Net zoals de woorden ‘beter’, ‘meer’, ‘voldoende’ of ‘vaker’. Je kunt dan niet goed aangeven of de doelen uiteindelijk behaald zijn. Want wat is nu ‘niet te veel’ of ‘beter’? Of wat is ‘voldoende’ of ‘meer’? Iedereen kan daar een andere interpretatie aan geven. Bovendien is het lastiger te bepalen welke verbeteracties er ingepland moeten worden om deze doelen te behalen.

Wanneer je de doelstelling als volgt formuleert: ‘Per 1 mei worden er per cliënt maximaal drie verschillende zorgverleners ingepland bij cliënten met langdurige zorg‘, is deze duidelijk en weet je meteen wat je te doen staat.

Tip 3: Niet alles tegelijk 

Je kunt natuurlijk voor alles wat niet helemaal loopt zoals de bedoeling is, een kwaliteitsdoelstelling formuleren. Echter, als je te veel doelstellingen invoert, ben je alleen maar aan het meten en raak je snel het overzicht kwijt. Je kunt beter uitgaan van minder doelstellingen, zodat het eenvoudiger is om de focus erop te houden. Wanneer je uiteindelijk de doelstelling behaald hebt, verlaag je de meetfrequentie naar 1x per jaar of je stopt met het meten van deze doelstelling. Op deze manier ontstaat er ruimte voor nieuwe doelstellingen.

Tip 4: Betrek collega’s

Wanneer je bestaande risico’s of knelpunten binnen een bepaald zorgproces wilt verbeteren, kun je dat niet alleen. Kwaliteit en de verbetering hiervan is de verantwoordelijkheid van alle medewerkers. Wanneer je doelstellingen hebt geformuleerd en wilt doorvoeren is het belangrijk de betreffende medewerkers hierbij te betrekken. Het is nog beter wanneer je de zorgverleners al betrekt bij de uitvoering van de betreffende risico-inventarisaties. Op deze manier komt de doelstelling ook voor de zorgverleners niet zomaar uit de lucht vallen. Er is direct meer begrip voor de urgentie van het probleem. Jullie zijn immers samen tot deze conclusie gekomen.

Tip 5: Voer metingen uit

Nadat je de kwaliteitsdoelstelling geformuleerd én gecommuniceerd hebt, begint het pas.

Je begint bijvoorbeeld met het meten per kwartaal. Afhankelijk van het resultaat van de meting, kun je de meetfrequentie verlagen of verhogen. Wanneer na een meting blijkt dat de doelstelling nog niet gehaald is, leg je de meetresultaten vast, ga je de oorzaak na en plan je opnieuw verbetermaatregelen in. Wanneer duidelijk is wat de oorzaak is, kun je een verbetermaatregel bedenken. Naast deze verbetermaatregel is het ook belangrijk de resultaten terug te koppelen naar de zorgverleners.

Tip 6: Maak een oorzaakanalyse

Maak samen met de zorgverleners een oorzaakanalyse van het probleem of risico. Wanneer je meerdere oorzaken kunt achterhalen, is het eenvoudiger om effectieve verbetermaatregelen in te voeren. Op deze manier is de kans groter dat je snel je doel behaalt.

Tip 7: Verdeel de taken

Laat de verschillende doelstellingen meten door verschillende medewerkers en/of zorgverleners. Hierdoor verdeel je de administratieve last en vergroot je de betrokkenheid van de medewerkers en het verantwoordelijkheidsgevoel naar de organisatie toe.

Extra tip: Vier je succes 😉

Wanneer een doelstelling behaald is, maak dan ruimte voor een hoera momentje en geef je hardwerkende zorgverleners een compliment!

Conclusie

Heb je na het lezen van dit blog over waardevolle kwaliteitsdoelstellingen voldoende informatie en inspiratie gekregen om jullie eigen waardevolle doelstellingen in kaart te brengen? In het geval je nog niet zo veel ervaring hebt of je het fijn vindt om hierbij begeleid te worden, schroom dan niet, ontstress jezelf en neem vrijblijvend contact met mij of met een van mijn collega’s op via 035-621 06 00.

Ook als je andere vragen hebt op het gebied van kwaliteit en/of certificering staan wij jou graag te woord. We denken graag met je mee!