Interne audits: een praktisch voorbeeld

Kwaliteit zonder zorgen

Binnenkort staat jullie externe audit voor de deur. Ineens bedenk je dat je nog interne audits moet uitvoeren. Maar hoe moet dat ook alweer? Hoe voer je een nuttige interne audit uit en wat komt daar allemaal bij kijken? Vaak wordt vergeten dat interne audits niet alleen een vereiste zijn, maar ook heel nuttig zijn voor de organisatie.

Wat is een interne audit en wat levert het op?

De externe audit is de officiële toetsing waarbij wordt bepaald of jouw organisatie een certificaat verdient of behoudt. Voorafgaand aan de externe audit, moet je interne audits uitvoeren.

Bij een interne audit kijk je naar meerdere aspecten:

  • Voldoet je werkwijze aan de normen?
  • Voldoet je werkwijze aan wet- en regelgeving?
  • Zijn er nog verbeteringen mogelijk en kan iets efficiënter?

Alle tekortkomingen die je bij de interne audit al opmerkt en waarmee je aan de slag gaat, zullen bij de externe audit geen problemen meer opleveren. Het is dus een manier om te checken of je klaar bent voor de externe audit, maar ook om jouw organisatie continu te verbeteren.

Interne audit voorbeeld

1. Planning

Je doet niet alle interne audits in één keer. Maak een planning verdeeld over drie jaar.
Belangrijke, primaire processen audit je vaker. Minder belangrijke, ondersteunende processen audit je minder vaak. Zolang je onderbouwde keuzes maakt, mag je de verdeling en auditfrequentie zelf bepalen.

Door de interne audits goed te spreiden, met behulp van een auditplanning, voorkom je dat alle audits op het laatste moment nog gedaan moeten worden.

2. Voorbereiding

Maak per audit onderwerp een afspraak om een collega te interviewen. Kies een collega die veel te maken heeft met het betreffende proces.

Lees de procedure(s) en bedenk wat je wilt weten:

  • Welke vragen wil je stellen?
  • Wat is een goede, algemene eerste vraag om je audit mee te starten?
  • Wat wil je op de werkvloer of in dossiers zien?

Vergeet niet om de normen en geldende wet- en regelgeving te betrekken in de voorbereiding. Bedenk vragen waarmee je kunt nagaan of de werkwijze voldoet aan normen, wet- en regelgeving en of de werkwijze overeenkomt met de procesbeschrijving.

Download hier onze “Interne audit vragenlijst” en bespaar tijd

3. Uitvoering interne audit

Begin de interne audit altijd met een uitleg aan de geïnterviewde. Vertel wat een interne audit is: de medewerker wordt niet getoetst, maar het proces. De interne audit is dus geen persoonlijke beoordeling van de medewerker. Als er uit de interne audit verbetermogelijkheden naar voren komen, is dat alleen maar goed.

Stel de vragen die je hebt voorbereid en maak aantekeningen. Vraag door en als je een antwoord niet goed begrijpt, vraag dan om verheldering. Zo voorkom je miscommunicatie.

Stel zoveel mogelijk open vragen en vraag, indien van toepassing, om ‘bewijs’.
Probeer in de vraagstelling zo min mogelijk antwoorden weg te geven en blijf objectief:

  • Niet: Bewaar je de insuline altijd netjes in de koelkast?
  • Wel: Waar bewaar je de insuline?

Vertel de geïnterviewde dat je aantekeningen niet geheim zijn. Alles wat je noteert, moet besproken zijn met de geïnterviewde. Zo komt de geïnterviewde ook niet voor verrassingen te staan als hij/zij het auditrapport leest.

Sluit de audit af met een korte samenvatting van wat besproken is en wat opviel. Benoem ook de sterke punten die tijdens de audit naar voren kwamen.

4. Rapportage

Geef per onderwerp aan of de werkwijze wel, niet of deels voldoet aan de normen, aan de procedure en aan wet- en regelgeving.

Schrijf een conclusie waarin je kort en bondig aangeeft welke bevindingen naar voren kwamen tijdens de interne audit:

  • Sterke punten: wat gaat goed?
  • Risico’s: wat gaat goed, maar vereist wellicht extra aandacht?
  • Tekortkomingen: wat gaat niet (helemaal) goed?

Let erop dat je geen oplossingen voor de risico’s en tekortkomingen aandraagt. Je rol als auditor is het objectief vaststellen van verschillen tussen de procesbeschrijving en de werkwijze op de werkvloer. Je hoeft daar geen conclusies aan te verbinden. Een tekortkoming kan immers meerdere oorzaken hebben en ook verschillende oplossingen. Het is de taak van het management en/of kwaliteitsverantwoordelijke om daarmee aan de slag te gaan.

Als auditor stuur je de rapportage naar het management en/of kwaliteitsverantwoordelijke. Dan is jouw taak als auditor klaar.

5. Implementatie

De opvolging van de interne audit ligt bij het management of kwaliteitsverantwoordelijke. Zij moeten aan de hand van het rapport onderzoeken wat de oorzaken van risico’s en tekortkomingen zijn en wat passende oplossingen zijn. Als er sterke punten uit een audit naar voren zijn gekomen, zijn deze ook nuttig voor andere collega’s of andere teams?

Deze oplossingen vertaal je in concrete verbeteracties. Bijvoorbeeld: de werkwijze moet aangepast worden. Bepaal wie deze actie het beste uit kan voeren en voor welke datum dit afgerond moet zijn. Zorg ook dat er iemand is die monitort of de acties worden uitgevoerd. Plan ook direct een actie om het effect van de verbetermaatregelen te evalueren.

6. Evaluatie

De evaluatie vindt een passende tijd na het implementeren van de verbetermaatregelen plaats, meestal na enkele maanden. Vraag je nogmaals af wat het doel was van de verbeteracties:

  • Welk resultaat wilde je bereiken?
  • Hebben de verbeteracties tot dit resultaat geleid?

Waar mogelijk probeer je de evaluatie meetbaar te maken.

Als de verbetermaatregel niet geholpen heeft, probeer je andere oplossingen te zoeken. Plan nieuwe acties in, bewaak de voortgang en evalueer ook deze acties op een later moment.

Door het effect van de maatregelen te evalueren en waar nodig nieuwe acties in te plannen, is de verbetercyclus, ook wel PDCA cyclus genoemd, rond.

pdca-cyclus

Zijn er geen tekortkomingen en/of risico’s vastgesteld? Dan zijn er geen verbetermaatregelen nodig. Zorg wel dat je ook de positieve uitkomsten intern bespreekt. Zo laat je zien dat je altijd iets met de audit doet, ook als de uitkomst positief is.

Interne audit valkuilen

  1. De planning is niet compleet
    Als er een nieuwe werkwijze is, wordt dikwijls vergeten dat deze werkwijze ook toegevoegd moet worden aan de interne auditplanning.
  2. Vlak voor de externe audit moeten alle interne audits nog gedaan worden
    Interne audits kosten tijd, maar kunnen ook veel opleveren. Als je de audits tot het laatste moment uitstelt, gaat dit vaak ten koste van andere taken en is de uitvoering meer gericht op het doen dan op het vinden van verbetermogelijkheden.
    Zorg dat je de interne audits goed verdeelt in je planning, zodat intern auditen een cyclisch proces wordt. Heb je het in een bepaalde periode altijd heel druk? Zorg dan dat je daar in de planning rekening mee houdt.
  3. Het doel van interne audits is niet duidelijk binnen de organisatie
    De audit is geen noodzakelijk kwaad, maar een mogelijkheid om te verbeteren.
    Als het nut van de interne audits duidelijk is binnen de organisatie, zal je veel meer nuttige inzichten aan de audit overhouden. Leg aan de medewerkers uit wat het nut van de interne audit is en dat de audit niet bedoeld is om de medewerkers te toetsen of op de vingers te tikken.
  4. Er wordt alleen getoetst of de organisatie doet wat er in de procesbeschrijving staat
    Toets niet alleen of de werkwijze aan de beschrijving voldoet, maar ook of de werkwijze en de beschrijving aan de normen en geldende wet- en regelgeving voldoen.
    Als het goed is, heb je de procesbeschrijving ooit op basis van de norm en wet- en regelgeving opgesteld. Maar klopt deze beschrijving nog steeds? Zijn er recent wijzigingen in de norm of wet- en regelgeving gedaan die nog niet in de procesbeschrijving en/of de werkwijze zijn verwerkt? Als uit de audit blijkt dat de werkwijze en de beschrijving niet overeenkomen, hoeft dat niet te betekenen dat de werkwijze fout is. Wellicht klopt de werkwijze wel, maar de procesbeschrijving niet.
  5. Te snel oplossingen bedenken
    Het is heel goed dat je oplossingsgericht werkt, maar als auditor is dat niet jouw taak. Het bedenken van oplossingen voor de bevindingen is de taak van het managementteam en de medewerkers die dagelijks met het proces te maken hebben. Zij hebben het beste inzicht in wat de oorzaken van de tekortkoming zijn en vooral ook hoe ze willen verbeteren.
  6. Er worden altijd tekortkomingen gerapporteerd
    Als er tekortkomingen zijn, moeten deze natuurlijk uit de rapportage naar voren komen, maar er hoeven niet altijd tekortkomingen te zijn. De conclusie van een audit kan ook zijn dat het super goed gaat! Als dat het geval is, bespreek dit dan ook met het team. Ook complimenten die uit een audit naar voren komen, moeten opvolging krijgen.

Hoe nu verder?

Interne audits kosten veel tijd, helemaal als je nog nooit eerder een interne audit hebt uitgevoerd. Wil je wat extra kennis opdoen voordat je aan de slag gaat? Schrijf je in voor onze training Intern auditen met effect.

Geen tijd om interne audits uit te voeren? Limpens en Partners kan de uitvoering van de interne audits voor jou uit handen nemen. Voor meer informatie, neem contact met ons op of bel 035-621 06 00.