Wat is risicomanagement?

Als zorgorganisatie streef je naar uitmuntende kwaliteit en het continu verbeteren van zorg en dienstverlening. Het behalen van een HKZ- of ISO-certificering kan hierbij een belangrijke rol spelen. Maar wat houdt risicomanagement eigenlijk in? En hoe kun je dit effectief toepassen om je zorgorganisatie naar een hoger niveau te tillen? In deze blog geven we je stapsgewijs inzicht in het belang van risicomanagement en hoe je dit succesvol implementeert als kwaliteitsadviseur.

Waarom is risicomanagement belangrijk voor de zorg?

Risicomanagement in de zorg is van essentieel belang om de kwaliteit van zorg en dienstverlening te waarborgen en continu te blijven verbeteren. Door proactief potentiële risico’s te identificeren, analyseren en beheersen, kun je mogelijke bedreigingen voor de organisatie minimaliseren. Tegelijkertijd biedt risicomanagement de mogelijkheid om kansen te benutten en processen efficiënter te maken. Als kwaliteitsadviseur is het jouw taak om dit proces in goede banen te leiden en een veilige en hoogwaardige zorgomgeving te creëren.

Certificering voor de Zorg: HKZ en ISO

Binnen de zorgsector kun je kiezen voor verschillende certificeringen, waaronder HKZ en ISO. De HKZ-certificering biedt keuzemogelijkheden op basis van branche-specifieke normen, bijvoorbeeld gericht op apothekers of thuiszorg, en generieke normen, zoals HKZ Kleine Organisaties of HKZ Zorg & Welzijn. Aan de andere kant biedt de ISO 9001 norm een internationaal erkende basis voor kwaliteitsmanagement, die ook in de zorgsector kan worden toegepast. Als laatste is er nog de NEN 15224 norm, die specifieke eisen voor de zorgsector toevoegt aan de ISO 9001 norm.

Je kunt de HKZ normen bestellen bij www.hkz.nl. Voor de ISO9001 en de NEN15224 kun je terecht bij www.nen.nl.

In 7 stappen naar succesvol risicomanagement in de zorg

Om risicomanagement binnen jouw zorgorganisatie succesvol te implementeren, hebben we een stappenplan voor u opgesteld.

1. Begin met kennis

Voordat je begint met het certificeringsproces, is het van essentieel belang om vertrouwd te raken met de norm die het beste bij jouw zorgorganisatie past. Bestudeer de norm grondig om goed begrip te krijgen van de eisen en richtlijnen die erin staan. Zorg dat alle betrokkenen binnen de organisatie op de hoogte zijn van de norm en het belang van risicomanagement.

2. Zelfstandig of met ondersteuning

Beoordeel of je voldoende kennis en tijd hebt om het certificeringsproces zelfstandig uit te voeren of dat ondersteuning van externe adviseurs, die gespecialiseerd zijn in risicomanagement en certificering, gewenst is. Een externe adviseur kan jou en de gehele zorgorganisatie ondersteunen bij zowel het opzetten van een kwaliteitssysteem als het efficiënt doorlopen van het traject.

3. Stel een projectplan op

Een duidelijk projectplan is cruciaal om het certificeringsproces gestructureerd en succesvol te doorlopen. Zorg dat alle stappen duidelijk zijn beschreven, inclusief concrete doelen, deadlines en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van elke stap. Bepaal welke collega’s je bij het certificeringstraject wilt betrekken en welke rol zij spelen in het geheel. Zorg voor betrokkenheid van het managementteam of de directie en maak duidelijk wat hun rol en verantwoordelijkheden zijn.

Om je op weg te helpen hebben we alvast een projectplan template voor je gemaakt.

4. Implementeer verbeterinstrumenten

Een essentieel onderdeel van risicomanagement en certificering is het implementeren van verplichte verbeterinstrumenten. Deze instrumenten zorgen ervoor dat jouw zorgorganisatie continu verbetert en voldoet aan de eisen van de norm. Denk hierbij aan klachtenafhandeling, klanttevredenheidsonderzoek, interne audits en directiebeoordeling. Zorg ervoor dat deze instrumenten aantoonbaar worden uitgevoerd en leiden tot corrigerende maatregelen.

5. Vraag offertes aan en plan de externe audit

Ga op tijd aan de slag met het aanvragen van offertes bij verschillende certificerende instellingen (CI’s). Houd er rekening mee dat de planning van CI’s vaak enkele maanden vooruit volgepland is, dus zorg voor een duidelijke deadline voor de certificering. Bespreek de offertes met het managementteam en kies de CI die het beste bij de behoeften van jouw zorgorganisatie past. Plan vervolgens de datum voor de externe audit in overleg met de CI.

Bedenk wel dat je er eerst historie opbouwt middels een aantoonbare verbetercyclus voordat je kosten gaat maken voor een externe toetsing.

6. Externe audit laten uitvoeren

Op de afgesproken datum voert de CI de externe certificeringsaudit uit. Als je nog niet eerder gecertificeerd bent, bestaat de audit uit het fase 1 onderzoek, waarin documentatie wordt bekeken en wordt vastgesteld of je organisatie klaar is voor certificering. Enkele weken later vindt het fase 2 onderzoek plaats, waarbij ook op de werkvloer wordt onderzocht of aan alle normen wordt voldaan. Als er tekortkomingen zijn, maak dan afspraken over hoe deze worden opgepakt en binnen welke termijn. De CI zal deze opnieuw beoordelen voordat je het certificaat ontvangt.

7. Borg kwaliteitsmanagement in de organisatie

Na het behalen van het certificaat is het van groot belang om het kwaliteitsmanagementsysteem blijvend te borgen in de organisatie. Continu verbeteren is de essentie van risicomanagement en dit zal jaarlijks getoetst worden door de CI. Zorg ervoor dat alle documentatie up-to-date blijft, dat alle verbeterinstrumenten periodiek en aantoonbaar worden uitgevoerd, en dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Overweeg het gebruik van software zoals Q-link om je kwaliteitsmanagementsysteem goed neer te zetten.

Start met Zekerheid

Ben je klaar om aan de slag te gaan met risicomanagement en het behalen van de gewenste certificering voor jouw zorgorganisatie? Wij bieden praktische en efficiënte begeleiding voor certificering in de zorg. Start met vertrouwen aan je certificeringsproces met onze gratis Kwaliteitscheck en ontdek hoe wij je kunnen ondersteunen bij het borgen van kwaliteitsmanagement binnen jouw organisatie. Wij zijn gespecialiseerd in certificering voor zorgorganisaties en staan klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen!

Bron: Image by Freepik