4 redenen om te kiezen voor multisite certificering
Als uw organisatie meerdere vestigingen heeft, kan een multisite certificering interessant zijn. Bij multisite certificering is het niet nodig om jaarlijks alle vestigingen te laten toetsen. Dit bespaart tijd en kosten. Bijkomend voordeel is dat de verschillende vestigingen van de audits van anderen kunnen leren.
Wat is multisite certificering?
Multisite certificering betekent dat je als organisatie met meerdere vestigingen een gezamenlijk certificaat behaald. Denk aan een ISO 9001-, HKZ- of ISO 14001-certificaat. De andere vestigingen moeten wel vallen onder één en dezelfde juridische entiteit zoals een BV of een NV.
Waarom kiezen voor multisite certificering?
Heeft jouw organisatie meerdere vestigingen, maar heb je nog twijfels om over te gaan op multisite certificering? Hieronder licht ik vier voordelen van multisite certificering toe:
1. Tijdswinst
Wanneer je als organisatie kiest voor multisite certificering levert dit door de efficiënte manier van certificeren enorm veel tijdwinst op. Een keer per jaar vindt er een externe audit plaats op de hoofdvestiging. Deze externe audit wordt opgevolgd door verschillende steekproefsgewijze audits bij een deel van de andere vestigingen.
Het aantal steekproefaudits is afhankelijk van de grootte van de organisatie en de eventuele bevindingen van de externe audit op de hoofdvestiging. Gemiddeld wordt een vestiging een keer in de drie tot vijf jaar bezocht door een externe auditor.
Los van de tijdswinst met betrekking tot de externe audit, win je ook tijd doordat je een gezamenlijk kwaliteitsmanagementsysteem hebt. Je hoeft daardoor maar één gezamenlijk handboek te onderhouden. Het is zinvol om verbeterinstrumenten zoals bijvoorbeeld de context- en stakeholdersanalyse en leveranciersbeoordelingen ook gezamenlijk uit te voeren. Daarnaast hoef je voor ondersteunende, niet risicovolle processen, die in de hele organisatie hetzelfde zijn, niet op alle locaties een interne audit uit te voeren. Tot slot hoef je jaarlijks maar één directiebeoordeling op te stellen.
2. Bespaar kosten
De eerste kosten bespaar je met de externe audit. Doordat de externe auditor niet jaarlijks iedere vestiging afzonderlijk hoeft te bezoeken, bespaar je veel audittijd en daarmee zal de rekening van de certificerende instantie (TÜV, Dekra, etc.) een stuk lager uitvallen.
De tweede kostenbesparing vind je in het beheren van het kwaliteitssysteem. Het bijhouden van afzonderlijke handboeken en het uitvoeren van meer directiebeoordelingen kost meer tijd, dan het bijhouden van één gezamenlijk handboek. Je kan dat dus met minder menskracht doen.
Een derde besparing bereik je wanneer je gebruik maakt van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem, zoals Q-link. Eén licentie voor meerdere vestigingen is goedkoper dan afzonderlijke licenties voor meerdere vestigingen.
3. Eenheid
Doordat iedereen gebruik maakt van dezelfde protocollen en processen werkt iedereen op dezelfde manier. Het is daarom ook mogelijk om medewerkers te laten rouleren over verschillende vestigingen. Dit kan structureel, in geval van nood of in de vakantieperiode erg handig zijn. Omdat je hierdoor geen gebruik hoeft te maken van tijdelijke invalkrachten
loop je mogelijk minder risico op fouten en/of incidenten en kun je de kwaliteit van zorg of het te leveren product blijven garanderen.
4. Verbetering in de communicatie en samenwerking
Multisite certificering bespaart dus tijd en geld, maar er is meer. Wanneer de samenwerking, communicatie en coördinatie goed verloopt, zul je mogelijk nog meer voordeel zien van multisite certificering. De kwaliteit verbetert, omdat de organisatie beter gaat functioneren door meer samenwerking, communicatie, coördinatie en korte lijnen. Hierdoor worden alle medewerkers betrokken bij het kwaliteitssysteem en daarmee wordt het continu verbeteren iets van iedereen.
Om deze kwaliteitsverbetering te behalen is het wel belangrijk dat alle “neuzen” dezelfde kant opstaan en dat iedereen zich conformeert aan de multisite certificering. Goede samenwerking, communicatie en coördinatie zijn van groot belang. De medewerkers van de verschillende vestigingen moeten wel willen samenwerken. In geval multisite certificering niet breed gedragen wordt, zal het niet werken en veel frustratie met zich meebrengen.
Wanneer kom je als organisatie in aanmerking voor multisite certificering?
De belangrijkste voorwaarden voor multisite certificering zijn als volgt:
- De verschillende vestigingen hebben (deels) dezelfde eigenaar.
- Minimaal twee vestigingen.
- Alle vestigingen hanteren hetzelfde kwaliteitsmanagementsysteem.
- Het kwaliteitsmanagementsysteem wordt centraal georganiseerd.
- Je heb een gezamenlijk kwaliteitshandboek.
- Er is één gezamenlijke directiebeoordeling.
- Je voert reikwijdte onderzoek uit bij tekortkomingen*
* Reikwijdte onderzoek wil zeggen dat als één vestiging een tekortkoming heeft gekregen je moet nagaan of dit ook van toepassing is bij de andere vestigingen. Op deze manier kunnen verschillende vestigingen van elkaar leren.
Overtuigd?
Multisite certificering kan een positief effect hebben op de gehele organisatie en daarmee de kwaliteit van de te leveren zorg en/of product. Limpens en Partners heeft ervaring met het opzetten van multisite certificering en begeleidt u graag. Heeft u interesse hierin of heeft u vragen? Neem dan contact met ons op via info@limpens.nl of bel 035-621 06 00.